Mówcy dzielą się na tych, którzy ubolewają kiedy nikt nie zadaje im pytań oraz na tych którzy przed wejściem na scenę modlą się żeby ich nie usłyszeć. Tymczasem taka forma oddania głosu widowni jest jedną z wielu rzeczy które można zaplanować wcześniej albo nawet wyeliminować.
Ja tylko zapytać!
Prelegenci przywiązują się często do swoich slajdów: ich treści i kolejności. Ćwiczą w domu żeby potem odegrać wcześniej nagraną kasetę, zapominając o zmieniających się okolicznościach. Praktykowanie wypowiedzi z lustrem ma sens, jeśli pracujemy nad mową ciała. Ale kiedy chcemy przećwiczyć realną wypowiedź najlepiej jest przedstawić ją małemu, chociażby rodzinnemu audytorium. Bardzo prawdopodobne jest, że w tym momencie pojawią się pytania. Na ich podstawie można na przykład zmodyfikować slajd, albo później dopowiedzieć coś adresując treść takiej wątpliwości.
Dobry mówca potrafi przewidzieć, w których momentach jego wypowiedzi mogą pojawiać się pytania. Wytrawny mówca wie jakie, a wybitny – sam je zada. Oczywiście nie zawsze da się przedstawić temat tak, żeby nie pozostawiać pola do zadawania pytań. Da się jednak na tyle zawęzić zagadnienie, żeby wyczerpać temat i pozostawić u słuchaczy poczucie dobrego wykorzystania ich czasu.
Ludzie zadają pytania z różnych powodów. Czasem, bo to dla nich jedyna okazja żeby złapać kogoś nieosiągalnego. Innym razem dlatego, że interesuje ich konkretne wykorzystanie produktu/usługi (nie czarujmy się, chodzi im o darmową konsultację). Nierzadko ludzie zadają też pytania, bo czegoś po prostu nie rozumieją. Stosunek do pytań (i osób pytających) wiele mówi jednak o samym mówcy.
Prawo świeżości i pierwszeństwa, które powinno być doskonale znane wszystkim osobom, które kiedykolwiek poczuły potrzebę przygotowania slajdów w PowerPoincie, jest bezlitosne. Z nawet najlepiej przygotowanego speechu większość zapamiętanych treści będzie z samego początku i z samego końca. Chyba, że mówimy tu o treściach spoza prezentacji. Jeśli w samym środku czyjejś wypowiedzi zgaśnie na sali światło, to ten fakt zostanie zapamiętany. Tak samo, jeśli ktoś zada prowokacyjne albo trudne pytanie, to może ono przykryć pozostałą część wypowiedzi.
Nie wiem, ale się dowiem.
Jeśli spytać niedoświadczonych prelegentów czego boją się najbardziej, to wizja usłyszenia pytania jest w czubie ich koszmarów. Tak starannie przygotowują się do “odklepania” wymyślonej przez siebie treści, że myśl o tym że ich wypowiedź może wyjść poza schemat ich przeraża. To zrozumiałe, ale gdyby porównać to do jazdy na rowerze, zgodzimy się co do tego że nie jest łatwo uczyć się jej jadąc cały czas po tej samej drodze, prawda? Wręcz przeciwnie. Im częściej zmieniamy tor, albo pozwalamy czynnikom zewnętrznym go zmieniać, tym bieglejsi jesteśmy w kontrolowaniu maszyny.
Wysoko notowaną obawą jest ryzyko wizerunkowe: przecież mogą mnie zapytać o coś, czego nie wiem. Jak przyznać się do niewiedzy przed gronem, które powinno uważać mnie za eksperta? Otóż, może na początek zredefiniować to pojęcie w swoim słowniku. Ekspert to nie jest osoba, która zna wszystkie rozwiązania. Ekspert, to człowiek który wie gdzie szukać. Bardzo często prezentacje budowane są w formie laurek na swoją cześć, które mają pełnić funkcję autopromocyjną. Rozumiem te motywacje, ale czy na pewno o taki efekt nam chodzi?
Częstym pomysłem różnych organizatorów są także aranżowane pytania z sali. Oto “anonimowy” pan w szarym garniturze w piętnastej minucie ma podnieść rękę i zapytać o coś, czego (w myśl organizacji) nie wypada mówić ze sceny. Taka forma przemycania treści jest o tyle ryzykowna, że pachnie nieco manipulacją i teatrem, i przy mniej profesjonalnych uczestnikach gagu może się po prostu nie udać.
Na mnie największe wrażenie robią tacy eksperci, którzy są otwarci na każde pytanie z sali. Przyjmując je i odnosząc się do niego pokazują nie tylko swój profesjonalizm i pewność tematu, ale także po prostu okazują szacunek. Złym pomysłem jest za to wyrzucanie pytania gdzieś dalej na salę stwierdzeniem “a na ten temat niech odpowie Marysia”. O ile Marysia nie jest ekspertką w danej dziedzinie, a zły adres pytania nie wynikał z nieznajomości struktury firmy, jest to po prostu nerwowy ping-pong.
Pani w czerwonej bluzce, proszę!
Kiedy już naturę filozoficzną zadawania pytań na konferencjach mamy splądrowaną, przejdźmy do aspektów technicznych. Otóż tutaj kłopotów jest niewiele mniej. Najbardziej podstawowy: na pytania po prostu zazwyczaj brakuje czasu. Jeśli prelegent ma pół godziny na wypowiedź i wykorzysta je w całości, albo nawet nieco “przewali” to nie ma szans żebyśmy mogli spokojnie przyznać mu jeszcze sesję Q&A. Dlatego też wysoce rekomenduję wpisywanie sesji pytań do scenariusza, albo planowanie czasu wypowiedzi w ten sposób: 25 minut speechu + 5 minut na pytania. Dobrą praktyką, którą przekazuję prelegentom jest zagadnięcie publiczności o pytania na jakieś 10 minut przed końcem panelu. Jeśli będą – jest dość czasu, żeby odpowiedzieć i jeszcze podsumować panel. Jeśli ich nie ma – lecimy dalej z tematem, a publiczność zostaje z poczuciem że miała swój moment.
Bloki pytań potrafią często wprowadzić chaos, po nawet najbardziej składnej prezentacji. Niepotrzebnie robi się przy nich nieco nerwowo, a można temu bardzo łatwo zapobiec. Po pierwsze, co już zostało wspomniane: musi być na pytania czas. Po drugie, warto zaznaczyć że w tym bloku odpowiemy na maksymalnie 3 pytania, a potem być konsekwentnym. Po trzecie, niech pytania będą różne – jeśli zobaczymy, że jedna osoba wyjątkowo kurczowo łapie się mikrofonu, poprośmy ją o oddanie głosu innym. Po czwarte – pytania muszą być dobrze słyszalne: na sali, w streamie (jeśli jest) i przede wszystkim na scenie. To bardzo ważny techniczny aspekt, o którym zadziwiająco często się zapomina. Prelegent na scenie musi słyszeć o co pyta pani z ostatniego rzędu, inaczej nie odpowie, albo będzie bazował tylko na tym co dosłyszał.
Nawiązując do wydarzeń online: tutaj sprawa teoretycznie jest prostsza, bo można posiłkować się chatem. Różnica jest jednak taka, że kiedy na sali konferencyjnej mamy 100 osób a 10 z nich ma jakieś pytania, większość z nich pozostaje w ich głowach. Na chacie każdy ma możliwość zadania pytania, choć nie na wszystkie jest czas odpowiedzieć. Pamiętajmy jednak, że widownia online (a czasem i on-site) widzi pozostałe pytania, jeśli chat nie jest moderowany. Z kolei jeśli jest moderowany, powstaje ryzyko utraty wiarygodności. Trzeba więc ostrożnie wybierać momenty, w których w ogóle na pytania pozwalamy.
Podsumowanie
Kto pyta, nie błądzi, nie ma głupich pytań, pytajcie a znajdziecie. Teoretycznie bez pytań nie ma rozwoju, w praktyce na konferencjach często się ich unika. To spory błąd stający na wspak potrzebie inkluzywności, tak kluczowej przecież w eventach. Wydarzenie takie jak konferencja nie jest spektaklem – nie służy tylko oglądaniu. Bądź gotowy na pytania, a wartość Twojego eventu wzrośnie!
