Żeby nie zniechęcać tych, którzy nie lubią dużo czytać, sprzedam moją złotą zasadę już teraz: zorganizuj taki event, na którym samemu chciałbyś się znaleźć. Druga zasada: nie organizuj eventu, na którym tylko Ty będziesz się odnajdować. Dziękuję za uwagę.
Mniej znaczy więcej – paradoks!
Rozpoczynanie planowania wydarzenia od wyboru atrakcji czy artystów, to mniej więcej tak jak wybieranie tortu jeszcze zanim wybierze się pana Młodego przy organizacji wesela. Można, ale pewne rzeczy mają swoją kolejność z wyraźnego powodu. W przypadku eventową tym powodem jest spójność. Wydarzenie powinno wyglądać na przemyślaną całość, a nie szereg występujących po sobie losowych elementów.
Jeśli zadajesz sobie pytanie: jakie wrażenie na publiczności wywoła iluzjonista czy koncert, najpierw zastanów się jakie wrażenie wywołuje na Tobie. Podobnie, zastanów się jak się poczujesz, kiedy będziesz mieć do wyboru fotobudkę, koncert, degustację win, stół kasynowy, maszynę do tańca i to wszystko w zasięgu wzroku. Zaopiekowany? Czy może przytłoczony?
Częstym pomysłem organizatorów jest zapewnienie tak wielu atrakcji, ile zniesie budżet, żeby za wszelką cenę „coś się każdemu spodobało”. Przyjmując taką logikę zapominają jednak często o tym, żeby elementy miały ze sobą coś wspólnego, i całość stwarzała wrażenie zaplanowanej. A ludzie, mimo wszystko będą dostrzegać takie niuanse.
Jako istoty społeczne różnimy się od siebie, mamy jednak pewien pakiet wspólny doświadczeń – kulturowych, pokoleniowych, regionalnych. Przeciętny człowiek kojarzy więc jak wygląda zazwyczaj bar z bilardem. Nie ma w nim tancerek, orkiestry, fraków. Większość osób kojarzy też jak wygląda filharmonia, i nie spodziewa się w niej popcornu, skrzydełek kurczaka czy drinków z palemką. Te same osoby przyjdą na Twój event, i będą szukać tego, co znają. Im lepiej elementy będą sklejały się w całość, tym lepiej będą się czuć. Proste.
Skąd mam wiedzieć, co spodoba się gościom?
Wbrew pozorom, nie od gości. Pomysł na wybieranie na gwiazdę wieczoru osoby, która wygra w plebiscycie jest chybiony – tak samo jak chybiony byłby pomysł wysyłania do gości weselnych kwestionariusza z pytaniem, co będą chcieli zjeść. To Ty jesteś gospodarzem, i to Ty bierzesz na siebie odpowiedzialność wybrania czegoś, co zaserwujesz.
Czy z tym wyborem będą wiązać się rozczarowania? Owszem. Odpowiedzialność? Absolutna. Czy da się tego uniknąć? Nieszczególnie. Tym jednak, czego da się uniknąć jest przytłaczanie gości, zmuszanie ich do zabawy, czy podawanie im nieodpowiedniej atrakcji. Tu potrzebny będzie research, intuicja i odrobina namysłu.
Każdy event jest inny – to truizm, ale od tego stwierdzenia musimy zacząć planowanie atrakcji. Jeśli naszą grupą docelową są 20 letni informatycy zaproponujemy im co innego, niż księgowym po 50tce. Dotyczy to zarówno wyboru gwiazdy muzycznej, jak i sposobu prowadzenia eventu, atrakcji pobocznych, czy nawet ustawienia sali.
Inne atrakcje zaproponujesz gościom jubileuszu firmy, inne na firmową wigilię, jeszcze inne na pikniku plenerowym. Jeśli na evencie będą dzieci, z pewnych rzeczy zrezygnujesz na rzecz innych. Obcokrajowcy na wydarzeniu także powinni skłonić Cię do przemyślenia niektórych atrakcji. Czy zapraszasz więcej kobiet czy mężczyzn?
Te podstawowe pytania powinny zadziałać jak pierwsze sito. Doradcą powinna być jednak także intuicja. Jeśli masz do zorganizowania zjazd właścicieli firm, z których większość to mężczyźni, a branża ocieka smarem, potem i benzyną, prawdopodobnie pomyślisz o zaproszeniu kabaretu, a nie grupy baletowej. Odwrotnie, jeśli gośćmi mają być farmaceutki bez partnerów, raczej nie poprosisz byłego GROMowca o prelekcję w ramach atrakcji wieczoru. Zanim pojawi się oskarżenie o seksizm – zupełnie nie o tym tu mowa. Kobiety i mężczyźni lubią bawić się inaczej, tak samo jak młodsi i starsi. To prawda stara jak świat, i walczenie z nią jest drogą donikąd.
Po co jest ten event? – pytanie „premia”
To pytanie powinno paść na pierwszym spotkaniu z Klientem, a potem mieszkać gdzieś z tyłu głowy event managera do dnia realizacji włącznie. Jeśli wydarzenie ma służyć integracji, zaprosisz innych wykonawców. Jeśli nadrzędnym celem jest wręczenie nagród/otwarcie nowej siedziby, wybierzesz z trochę innego rodzaju. Narzędzia służą celom, a nie odwrotnie. Plan wieczoru, lista wykonawców i podwykonawców powinna być oparta o to, jaki cel ma spełnić spotkanie i jakie wrażenia pozostawić.
Docieramy tu do mitycznego pojęcia „efektu WOW” które od jakiegoś czasu powtarzane jest w branży. Ten święty Graal to coś „czego nikt nie widział” ale oczywiście w rozsądnym budżecie. Z jakiegoś powodu część organizatorów wierzy, że największe wrażenie zrobi na ludziach, kiedy ich zaszokuje. Jest to zapewne spuścizna Richarda Bransona, który doradzał aby przekraczać oczekiwania odbiorców. Naturalnie, jest w tym prawda, ale trzeba robić to z umiarem aby nie dotrzeć do granicy strefy komfortu.
Spójrz na event oczami odbiorcy. Przywożą mnie do hotelu. Jest ładny. Obsługa jest miła. Wieczorem kolacja w sali balowej. Wygląda bajecznie. Fajne oświetlenie, przyjemna muzyka, dobre jedzenie. Na scenie elokwentny prowadzący, potem znany z telewizji kabaret. Przy moim stoliku fajne rozmowy, dużo śmiechu, idziemy po drinki do baru, w którym facet ma fajną gadkę i się uśmiecha.
Widzisz, dokąd zmierzam? Przekroczenie oczekiwań odbiorcy to niekoniecznie połykacz mieczy na scenie, trzy różne zespoły jeden po drugim, czy osiemdziesiąt rodzajów przystawek w bufecie. Efekt WOW buduje suma doświadczeń, a nie pojedynczy fajerwerk. Ani jedną nadzwyczajną atrakcją, ani mnogością pomniejszych nie zapełnisz pustki, która powstanie jeśli event będzie nieprzemyślany.
Daj ludziom czas – odwdzięczą się
Popularna obawa event managerów dotyczy tego, że ludzie będą się nudzić na jego wydarzeniu. Odzwierciedla się to w pytaniu „dlaczego oni się nie bawią?” które pojawia się w głowie podczas obserwacji sali. Rozwiązaniem tej zagadki będzie redefinicja pojęcia „zabawy”. Otóż, dla jednego wywijanie pląsów na parkiecie będzie takim samym źródłem emocji, jak dla drugiego siedzenie przy stoliku i prowadzenie miłej rozmowy przy szklaneczce whisky. Jesteśmy różni!
Dążenie do zorganizowania eventu na którym „wszyscy” będą się bawić, przy założeniu że zabawa jest pojmowana jako szaleństwo do białego rana, to jeden z popularniejszych błędów. Zamiast tego, warto pomyśleć o tym, jak chcemy aby goście się poczuli. Dajmy im wybór, przedstawmy ofertę, i zaprośmy do swodobnego korzystania. A przede wszystkim – dajmy im czas, który mogą poświęcić na rozmowę na przykład z dawno niewidzianymi koleżankami i kolegami. To bezpłatna atrakcja, która wynika po prostu z tego, że ludzie mogą w spokoju ze sobą pobyć. Nie zabierajmy im tego, na siłę przeładowując program.
Czy kolejność atrakcji ma znaczenie?
A czy tort przed pierwszym tańcem nie spowodowałby nieco zamieszania? Wybaczcie analogie weselne, ale wbrew pozorom jest w nich wiele sensu. Planujemy event tak, żeby kolejne rzeczy nawzajem z siebie wynikały, a nie żeby zgrzytało, prawda? Warto więc pomyśleć nad tym na etapie agendy. Należy wziąć poprawkę na kilka staropolskich mądrości:
- głodni ludzie nie będą słuchać
- słuchający ludzie nie będą jeść
- jedzący ludzie nie będą tańczyć
- zmęczeni ludzie nie będą się bawić
- rozbawieni ludzie nie będą się męczyć
Wynika z nich konieczność odpowiedniego rozplanowania posiłku, tańca, rozrywek tak, aby ludzi nie zamęczyć, ale też żeby nie czuli przymusu brania w czymś udziału. Jeszcze gorsze jest uczucie „chciałbym wziąć w tym udział, ale potrzebuję jeszcze kwadransa, żeby nabrać sił”. Doradcą w kwestii ułożenia rzeczy w kolejności powinien być zdrowy rozsądek.
Ludzie głosują nogami. Jeśli poczują, że dzień był dla nich zbyt wymagający, zjedzą kolację i pójdą do pokoi zanim na scenę wyjdzie główny wykonawca. Dlatego zaplanowanie pierwszej, konferencyjnej czy transportowej części dnia jest kluczowe dla sukcesu wieczoru.
Ważna jest także narracja, i tu cały na biało pojawia się konferansjer prowadzący event. To on jest jedną z niewielu osób, które dokładnie znajdą agendę wieczoru. Jego barki niosą odpowiedzialność za zszycie elementów ze sobą. On także powinien wyczuć, kiedy należałoby daną atrakcję o 5-10 minut przesunąć, aby nie zburzyć dynamiki wieczoru. Naturalnie, to musi dziać się w porozumieniu z artystą i organizatorem.
Podsumowanie
O ile wśród gości Twojego wydarzenia nie ma współautorów scenariusza, nikt z nich nie będzie wiedział jaka dramaturgia jest zaplanowana na papierze. Każdy będzie oceniał to, co zobaczy, usłyszy, przeżyje. Zwróci uwagę na to, czy czuł się swobodnie, czy też nie. Oceni całokształt. To ważne, żeby pamiętać o tym planując atrakcje i artystów. Suma wrażeń tworzy nasz końcowy efekt.
