Wręcz wspaniale

pixabay

Każdy lubi dostawać prezenty czy nagrody. Wydaje się też, że każdy powinien lubić je wręczać – ale nie jestem pewien, czy to tak samo oczywiste. Pomówmy więc przez chwilę o tym, jak być dobrym wręczycielem, nie będąc dręczycielem.

Oskar goes to…

W sezonie jesiennym wzrasta częstotliwość zachorowań na grypę, oraz wydarzeń na których ktoś coś komuś będzie wręczał. Gala wieczorna bez ceremonii wręczenia nagród to rzadkie zjawisko. Z doświadczenia wiem, że dla wielu uczestników jest to najbardziej stresujący punkt wieczoru. Zupełnie niepotrzebnie! Na dobre wręczanie można się spokojnie przygotować – ważne, aby mieć na to jakiś plan.

Wiedząc o tym, w jakim terminie odbywa się gala, i kto ma być na niej nagrodzony, dobrze jest takie przygotowania zacząć odpowiednio wcześniej. Tak, aby statuetki już wypolerowane czekały wraz z wydrukowanymi uprzednio dyplomami. Nic tak nie pogarsza przebiegu ceremonii nagrodowej jak pośpiech wynikający z nerwów. 

Poukładanie dyplomów, nagród czy statuetek w kolejności to podstawa podstaw. Tak samo jak wyznaczenie jednej, konkretnej osoby która będzie pilotować całą ceremonię. I nie mówię tu o konferansjerze – on ma swoją rzecz do zrobienia. Chodzi mi tu o człowieka z listą nagród, nazwisk, i wiedzą co i komu należy wręczyć. Taka osoba podaje hostessie konkretne gifty, i dba o to żeby właściwe rzeczy trafiły do właściwej osoby.

Pani Basia się deklinuje

Wręczenie (czy otrzymanie nagrody) zajmuje fizycznie kilka sekund. Wiadomo jednak, że emocje buzują już od momentu wyczytania nazwiska, i gasną długo po pamiątkowym zdjęciu na scenie. Dobrze zadbać o każdy punkt tego doświadczenia – zatem przede wszystkim o to, żeby wszystkie nazwiska które zostaną wyczytane były poprawne. I odmienione. “Nagroda dla Andrzej Kowalski” – to nie jest coś, co sprawia że ceremonia staje się prestiżowa.

W ogóle uważam, że przy takiej ceremonii dobrze jest wytłumaczyć osobom wchodzącym na scenę, co je czeka. Zatem w gestii prowadzącego jest wskazanie, gdzie się zatrzymać, czy kierować się do mikrofonu (i do którego?), jak się ustawić do zdjęcia, i tak dalej. Osobiście uważam, że zdejmuje to stres z osoby która pojawia się na scenie na chwilę, a pozostałym (kolejnym) dodaje otuchy.

Abonent nieosiągalny

Bywa, że mamy coś do wręczenia osobie która jest nieobecna. Są różne metody radzenia sobie z taką sytuacją, i uzależnione są w zasadzie od tego, kiedy wchodzimy w posiadanie wiedzy o absencji nagrodzonej osoby. Jeśli wiemy tydzień wcześniej, że ktoś nie dojedzie, nie robimy z tego tajemnicy. Wręczamy to na scenie zastępcy, lub po prostu pokazujemy. Gorzej, jeśli do ostatniej chwili nie wiadomo, czy ktoś będzie, czy nie. 

Tu dochodzimy do innej zasadniczej kwestii – czy osoby nagrodzone mają wcześniej wiedzieć, czy powinny być zaskoczone? Cóż, zawsze uważałem że najlepsza improwizacja jest przygotowana, a na zaskoczenie na evencie nie ma wiele miejsca. Lepiej więc powiadomić laureatów o tym, żeby się spodziewali że mogą być wywołani na scenę. Dla większości z nich i tak nie jest to tajemnicą (wiedzą, jaki mieli wynik za miniony rok), a pozwala się lepiej psychicznie przygotować.

Obojętnie, czy uprzedzimy czy nie – zawsze warto po prostu sprawdzić listę. Przed wpuszczeniem konferansjera na scenę porównać nazwiska “do nagród” z tabelką obecnych. Jeśli raz odczytamy kogoś kogo nie ma, można to przeżyć, ale jeśli sytuacja będzie się powtarzać, wyjdzie niepoważnie.

Trzeba też mieć patent na to, co w takiej sytuacji robimy. Czy wyznaczony jest kierownik oddziału, który przejmie dyplom? Czy mamy nagranie od nieobecnej osoby? A może przekazała jakąś wiadomość, i trzeba ją odczytać? Nawet jeśli zdecydowaliśmy się, że ludzie nagrodzeni nie będą uprzedzani wcześniej, nie można sprawiać wrażenia że nas na scenie jakakolwiek sytuacja zaskakuje.

Pani to weźmie, ciężkie jest…

Co sprawia, że ceremonia wręczenia nagród jest wyjątkowa? Fajne jingle, ładne wizualizacje, czerwony dywan? Nic z powyższych. O podniosłości chwili stanowi atmosfera. Na tę, owszem, składa się muzyka. Ale przede wszystkim tworzą ją ludzie. Kiedy mamy coś komuś wręczyć, nie można traktować tego jako obowiązku. Trzeba podkreślić dlaczego właśnie tej osobie to wręczamy.

Pamiętajmy, że podczas każdego wręczenia na sali siedzi kilkadziesiąt lub kilkaset osób, które niczego nie otrzymały i nie otrzymają. Część z nich może zazdrościć, innym jest wszystko jedno. O ich samopoczucie też trzeba zadbać w trakcie takiej ceremonii.

No i na koniec, wręczać też trzeba umieć, a żeby umieć – trzeba próbować. Kiedy mamy ceremonię w której nagradzamy kilkanaście osób, może się to nam przepięknie ułożyć, pod warunkiem że poświęcimy czas na przygotowanie scenariusza, a potem jego przećwiczenie.

Kto mówi, kto wręcza, kto gdzie staje, kiedy jest zdjęcie, którą stroną trzymać dyplom, kiedy zmienia się slajd (i kto go zmienia)… Przy samej ceremonii jest do zaadresowania milion tematów. Żeby mieć pewność, że nagrody staną się kulminacją wieczoru, a nie elementem “do przeczekania” warto ten element dopieścić. Pomóc może na przykład zatrudnienie reżysera eventowego, jeśli jeszcze nie ma go w ekipie.

Krzysztof Łobodziński

Krzysztof Łobodziński

konferansjer, aktor, wokalista, prezenter radiowy. Członek Zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej. Wykładowca na Studium Event Management Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego.

Przeczytaj też:

Efekt WOW

Gdyby zmierzyć częstotliwość występowania różnych fraz w zapytaniach i/lub rozmowach, to byłby niewątpliwy lider. Z jakiegoś powodu wielu klientów nadal marzy o tym żeby zaskakiwać

WIĘCEJ

Idziesz już?

Zapisz się na mój newsletter na LinkedIn.
Poznajmy się.