Kto “rządzi” na evencie?

Bardzo lubię latać samolotem. Zawsze kiedy wsiadam na pokład próbuję złapać wzrok pilota w kabinie, albo chociaż wyłapać jego wygląd. Wiem, że ten człowiek przez najbliższe kilka godzin będzie mieć w rękach życie moje i kilkuset innych osób. Na evencie jest dość podobnie.

Kto jest kapitanem, kto jest kierownikiem?

Gdybym z trapu dostrzegł, że w kabinie pilotów jest osiem osób, z czego dwie w przebraniu klowna a połowa z nich krzyczy na pozostałe, raczej zrezygnowałbym z podróży. Świadomość, że pilot jest człowiekiem opanowanym, solidnie wyszkolonym i wyłącznie odpowiedzialnym za lot jest kojąca. Przynajmniej dla mnie.

Nie mam również wątpliwości co do tego, że stewardessa nie powinna w trakcie lotu zamieniać się z pilotem miejscami. O szukaniu człowieka z umiejętnościami lotniczymi na pokładzie nie wspomnę, niech to zostanie w scenariuszach amerykańskich dramatów. Zatem: kiedy lecimy samolotem nie mamy problemu z tym, żeby stwierdzić kto tu dowodzi. Dokładnie tak samo należy działać z eventem.

Na evencie rządzi Klient

Tylko czyj? Jeśli hurtownia ogrodnicza organizuje jubileusz i zaprasza na niego swoich kontrahentów, sprawa przedstawia się następująco: moim klientem jest agencja eventowa. Jej klientem jest OgródPolex. Klientami OgródPolexu są więc wszyscy obecni na sali. Który z tych Klientów jest zatem najważniejszy? Oczywiście ostatni.

Jeśli agencja eventowa w trakcie eventu zażąda od konferansjera czegoś, co godzi w interes widowni, ów powinien stanąć w jej obronie – zważywszy, że jest najczęściej niema. To konferansjer czuje ze sceny, jaki jest nastrój odbiorców. Musi być więc jej ambasadorem, jednocześnie realizując oczekiwania agencji tudzież klienta docelowego. Ślepe realizowanie poleceń bez przefiltrowania ich przez swoje doświadczenie i obserwacje byłoby dowodem niskiego profesjonalizmu.

Klienci docelowi lubią zaskakiwać nas (czyli agencje i konferansjerów) zmianami na ostatnią chwilę, albo pomysłami wprowadzanymi doraźnie na życzenie Prezesa. Nie umniejszając nikomu rangi jego stanowiska, czy na pokładzie statku też będziemy ufać prezesowi armatora bardziej niż kapitanowi? Pierwszy obowiązek przytomnego konferansjera to sprawdzenie powodów zmiany, czy decyzji. Być może klient prawidłowo rozpoznaje problem, ale chce zbyt szybko czy drastycznie go rozwiązać. Możliwe też (o zgrozo!) że klient zwyczajnie się myli. Jeśli konferansjer widzi to, i nie reaguje, musi się liczyć z tym że to on zbierze baty za konsekwencje tej decyzji. Dla chętnych: “kapitanoza” Cialdiniego.

Konferansjer nie rządzi na evencie – ale najlepiej go “czuje”

Wbrew pozorom nie promuję niesubordynacji konferansjerskiej, bo nie uważam żeby konferansjer był najważniejszą osobą na evencie. Jest jednak z dużą szansą tą osobą, która najlepiej czuje różne aspekty eventu – bo najszerzej na niego patrzy.

Klient docelowy może się denerwować, że coś idzie inaczej niż plan – wtedy jednak rolą przedstawiciela agencji jest uspokojenie go, i zapewnienie że sprawa jest pod kontrolą. Oczywiście, o ile tak faktycznie jest. Warunkiem do tego musi być zaufanie konferansjerowi pokładane przez agencję, i dopuszczenie go do sztabu decyzyjnego.

Konferansjer nie może podejmować decyzji za kogoś – w szczególności za klienta. Czasem jednak, kiedy stoi na scenie, pozbawiony jest komunikacji a dzieje się coś wymagającego nagłej reakcji, to właśnie on musi to zaszyć. Żeby sposób rozwiązania tej sytuacji był zgodny z oczekiwaniami klienta, dobrze jest we wcześniejszym briefingu zsynchronizować symboliczne zegarki i porozumieć do najdelikatniejszych kwestii.

Nie zmienia się reguł w trakcie gry

Dobrze przemyślenie eventu i zaplanowanie jego scenariusza w sposób realistyczny zmniejsza konieczność interwencji podczas realizacji. Odwrotnie: słabo przewidziane elementy scenariusza potęgują szansę, że trzeba będzie coś zmienić. Jeśli wydrukowaliśmy sto planów spotkania, na których co do minuty rozpisaliśmy agendę, czy warto opóźniać start o kwadrans? To zależy. Ale z całą pewnością nie warto skracać czasu przewidzianego dla późniejszych panelistów, bo mieliśmy na początku obsuwę.

Jeśli obiecaliśmy gościom w trakcie części konferencyjnej, że wieczorem podamy wyniki konkursu, a z jakichś powodów nie możemy/nie chcemy tego zrobić – OK, nie róbmy, ale wytłumaczenie należy się odbiorcom. W każdej sytuacji, w której nagle i bez zapowiedzi zmieniamy jakiś punkt agendy w taki sposób, że widzowie będą tego świadomi – trzeba im to przystępnie podać. Odpowiedzialnością konferansjera jest ubranie tego w słowa. Organizator zaś powinien zadbać, aby takich sytuacji było jak najmniej.

Kto ma prawo wprowadzać zmiany?

Z perspektywy konferansjera to najbardziej istotna kwestia. Niejeden raz zdarzało mi się, że przedstawiciel agencji oczekiwał ode mnie czegoś innego niż bezpośredni przedstawiciel klienta. To sytuacja bez wyjścia, w której jedyne co mogę zrobić to poprosić obie strony, aby się dogadały. Jeśli nie ma na to czasu przychylę się do tego zdania, które w mojej opinii jest bliżej dobra wydarzenia – czyli odbiorcy.

Przed eventem, najlepiej na etapie spisywania umowy, trzeba ustalić kto podczas realizacji jest decydującą osobą. Jeśli mamy ucho i reżysera, to ma on w tej kategorii pierwszeństwo. Wybór jednej konkretnej osoby jest niezwykle istotny, tak aby konferansjer miał komfort i świadomość że robi to, czego się od niego oczekuje. Wyjątkiem mogą być sytuacje w których agencja “zrzeka się” takiej osoby po swojej stronie i oddaje konferansjera pod opiekę przedstawicielowi klienta. Zakładam wtedy, że takie są ich wzajemne ustalenia, a wszystko co zaproponuje klient nie wymaga akceptacji agencji.

Z całą pewnością to nie konferansjer może podejmować zmiany na własną rękę – nie ma on pełnej wiedzy odnośnie tego, co dzieje się poza sceną, i nie ma też legitymacji do tego żeby pewne punkty programu znacząco przyspieszać czy opóźniać bez wcześniejszej autoryzacji. Obowiązuje tu stara zasada: jeśli śmiać się, to najpierw z siebie. Analogicznie, jeśli już jako konferansjer podejmuję decyzję na scenie, której nie dało się wcześniej przedyskutować, to taką w której to wyłącznie ja za nią odpowiadam. Nie zmuszam nikogo do szybszego zjedzenia tortu, nie poganiam zespołów, nie skracam przemówień. Niczym kapitan – schodzę ostatni.

Podsumowanie

Prawdą jest, że trio konferansjer-event manager-Klient końcowy powinno co najmniej raz spotkać się w takim składzie przed samą realizacją i przejść jej kluczowe punkty “na sucho”. Klient finalny najlepiej zna swoją publiczność, a event manager swój scenariusz. Jeśli połączą swoje umysły, uzyskają kompletny obraz wydarzenia. Decyzje powinna jednak podejmować tylko jedna osoba.

Krzysztof Łobodziński

Krzysztof Łobodziński

konferansjer, aktor, wokalista, prezenter radiowy. Członek Zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej. Wykładowca na Studium Event Management Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego.

Przeczytaj też:

Efekt WOW

Gdyby zmierzyć częstotliwość występowania różnych fraz w zapytaniach i/lub rozmowach, to byłby niewątpliwy lider. Z jakiegoś powodu wielu klientów nadal marzy o tym żeby zaskakiwać

WIĘCEJ

Idziesz już?

Zapisz się na mój newsletter na LinkedIn.
Poznajmy się.