Kim jest inspicjent, i dlaczego go potrzebujesz?

Zawód ten pozornie nie kojarzy się z eventami, a bardziej z teatrem. W tej instytucji zresztą najwięcej jest przedstawicieli tej rzadkiej dziedziny, i tam pracują oni w sposób dość przewidywalny. Na evencie ich lista zadań jest większa – a praca nieco trudniejsza niż w teatrze.

Co należy do obowiązków inspicjenta?

Według definicji słownikowych – trzymanie całego przedstawienia w ryzach od początku do końca. Czy to nie jest jednak praca konferansjera? I tak, i nie. Zakresy obowiązków obu tych zawodów często się mieszają, i kiedy na evencie nie ma osobnego inspicjenta, konferansjer wchodzi często w jego rolę. Co do zasady jednak w teatrze inspicjent pilnuje, aby wszystko przebiegało zgodnie z kolejnością, a osoby które powinny wejść za chwilę na scenę, były wystarczająco blisko. Przekładając to na rzeczywistość eventu, podczas kiedy konferansjer snuje zapowiedź następnego prelegenta, inspicjent powinien zadbać o to, żeby ów faktycznie przy scenie się znalazł.

Inspicjent tym się różni od konferansjera, że najczęściej pozostaje niewidoczny. Rzecz jasna przedstawiciele tego fachu cieszą się z dobrego słowa na temat ich pracy, ale najchętniej pozostaliby w strefie, której widz nie zauważa. Trochę jak z pracą suflera, który ma pomagać, ale nie zastępować aktorów.

Encyklopedia rysuje także pewną istotną dla tego fachu rzecz: inspicjent powinien być obecny na każdym etapie pracy. To osoba, która musi dokładnie znać cały spektakl (w naszym przypadku – event) i wiedzieć co po czym, i po co ma się wydarzyć. W węższym zakresie wiedzą to realizatorzy światła i dźwięku, interesuje ich kiedy i gdzie ktoś się pojawi. Inspicjent musi kompleksowo znać te detale, i być obecny przy wprowadzaniu jakichkolwiek zmian.

Czy osobny inspicjent jest niezbędny?

W teatrze – wygląda na to, że tak. Osoba, która siedząc w kulisie pilnuje, aby wszystko przebiegło planowo dodaje aktorom otuchy, i staje się “dobrym duchem” całego przedsięwzięcia. Jej czujność to swoista gwarancja bezpieczeństwa, choć jej możliwości interwencji nie są duże. Mówimy tu więc głównie o działalności prewencyjnej. Inspicjent nie wskoczy na scenę, kiedy aktor się nie pojawi, ale zrobi wszystko aby doprowadzić go na swoje miejsce na czas.

Na eventach często funkcję inspicjenta pełni wytypowany pracownik agencji, która organizuje wydarzenie. Dobrze, kiedy jest to osoba uczestnicząca w pracach od początku. Niedobrze, jeśli oprócz roli inspicjenta ma dodatkowe obowiązki. Jedną z podstaw skuteczności w tej pracy jest absolutne skupienie na zadaniu. Jeśli inspicjent jest jednocześnie osobą kontaktową dla klienta, albo jedyną osobą z agencji “dostępną” przy scenie, istnieje duże ryzyko że ktoś inny będzie czegoś od niego chciał.

Inspicjent, trochę jak konferansjer, musi zachować czujność przez cały czas trwania wydarzenia. Nie odpoczywa, kiedy artyści czy prelegenci występują – myśli o tym, co wydarzy się za chwilę. Jeśli to skupienie zostanie przerwane czymś doraźnym i niezwiązanym ze scenariuszem, plan może się rozsypać.

W teatrze inspicjent ma zadbać o to, żeby każde przedstawienie wyglądało dokładnie tak samo – przynajmniej w kwestii kolejności zdarzeń. Na evencie zdarza się, że musimy żonglować poszczególnymi elementami. Tu praca inspicjenta staje się nieco bardziej skomplikowana – czasem trzeba dodać coś, co chwilę temu zostało wymyślone, a czasem ująć coś co z różnych przyczyn nie może się wydarzyć. Absolutnie konieczny jest więc kontakt z konferansjerem, aby wiedział on, co spotka go za chwilę. Tu dochodzimy do zasadniczego eventowego pytania:

Czym inspicjent różni się od reżysera?

Najprościej byłoby odpowiedzieć, że zakresem obowiązków – nie jest to jednak do końca zbieżne z eventową rzeczywistością. Oba te stanowiska często nie są odrębne, czasem też jednej z tych funkcji nie pełni nikt. Wtedy rola reżysera/inspicjenta przechodzi płynnie na konferansjera, jako kolejną w drabince osobę, która zna cały event na wylot.

Reżyser tworzy koncepcję wydarzenia tak, jak chciałby żeby ono wyglądało. Wie po co dzieją się konkretne rzeczy, i jaki efekt chce nimi wywołać. Inspicjent także to wie, ale na poziomie bardziej “przyziemnym” pilnuje obecności odpowiednich osób na miejscu. Obie funkcje nie mogą nawzajem bez siebie istnieć, i nie powinny przypadać w udziale jednej i tej samej osobie.

Inspicjent wnosi do wydarzenia poczucie bezpieczeństwa, które pozwala pozostałym uczestnikom zająć się tylko tym, co przypada im w udziale. Tym samym, pomyłka inspicjenta albo jego “zaspanie” momentalnie odbija się na komforcie pracy pozostałych.

Czy konferansjer może być inspicjentem?

Z racji rzadkiego pojawiania się inspicjentów na niedużych eventach, często ich rolę pełnią konferansjerzy. Wydaje się to być logiczne – w przerwach między zapowiedziami dbają o to, żeby odpowiedni artyści/prelegencji pojawili się na swoim miejscu. Z punktu widzenia odbiorcy także jest to naturalne, aby pytanie “kiedy my?” zadać właśnie człowiekowi z mikrofonem.

Przychodzi mi jednak do głowy wiele powodów, dla których osobny inspicjent na evencie to lepsze rozwiązanie. Po pierwsze, najlepiej kiedy każdy zajmuje się swoimi obowiązkami, a nie czymś dodatkowym. Po drugie, konferansjer w przerwie powinien myśleć nad kolejną zapowiedzią, słuchać tego, co wydarza się na scenie, okazjonalnie także łapać chwilę oddechu.

Inspicjent, w odróżnieniu od konferansjera może mieć także łączność zwrotną z reżyserką. To kluczowe dla szybkiej i sprawnej wymiany wiedzy pomiędzy wszystkimi uczestnikami wydarzenia. Przykład? Będzie nieco abstrakcyjny, ale ma cel figuratywny. Kiedy prelegent stojąc przy scenie wyraża chęć wejścia przy zielonym świetle, zamiast niebieskiego. Na marginesie: takie rzeczy powinny być ustalone wcześniej – znam wielu ludzi, którzy w takiej sytuacji odpowiedzą: za późno na zmiany. Rozumiem ich, bo faktycznie wprowadzanie dużych zmian na żywym organizmie bez wcześniejszej próby może się źle skończyć. Przyjmijmy jednak, że technika i organizator są skorzy przystać na takie nagłe korekty – skąd wtedy mają się o tym dowiedzieć, skoro prelegent wyraził swoje życzenie przy scenie, a nie przy reżyserce?

Rozważania powyższe mogą się wydawać błahe, ale pewnie nie byłoby ich gdyby nie kilka sytuacji w mojej praktyce, gdzie łączność sceny z reżyserką uratowała sytuację. Jeśli chcesz mieć taką gwarancję bezpieczeństwa na swoim evencie, postaw przy scenie inspicjenta z radiem, i włącz go w cały proces produkcji. Pracując przy realizacjach teatralnych przekonałem się, że dobry inspicjent to złoto!

Podsumowanie

Podział obowiązków przy eventach jest w pionie technicznym dość jasny – od początku wiemy, że Janek robi światło, Grzesiek dźwięk a Marek diodę. Nie mamy wątpliwości co do tego, że wszyscy trzej powinni działać w synchronie, prawda? Podobnie należałoby pomyśleć o ekipie przy scenie: inspicjent i konferansjer działający razem to maszyna, która daje podwójne bezpieczeństwo.

Krzysztof Łobodziński

Krzysztof Łobodziński

konferansjer, aktor, wokalista, prezenter radiowy. Członek Zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej. Wykładowca na Studium Event Management Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego.

Przeczytaj też:

Efekt WOW

Gdyby zmierzyć częstotliwość występowania różnych fraz w zapytaniach i/lub rozmowach, to byłby niewątpliwy lider. Z jakiegoś powodu wielu klientów nadal marzy o tym żeby zaskakiwać

WIĘCEJ

Idziesz już?

Zapisz się na mój newsletter na LinkedIn.
Poznajmy się.