Jak zaplanować fuckup? Poradnik praktyczny.

Wielu event managerów marzy o eventach, które od początku do końca przebiegają tak jak w scenariuszu. Czy jeśli jest inaczej trzeba od razu dostawać białej gorączki? Nie, jeśli odpowiednią część czasu spędziło się na przygotowaniu na różne warianty rzeczywistości.

Czym jest fuckup i skąd się bierze?

Przyjmijmy, że za definicję fuckupu weźmiemy cokolwiek co odbiega od naszych oryginalnych założeń, i w bezpośredni sposób grozi przebiegowi eventu bądź czyjemuś wizerunkowi. Fuckupem będzie więc złamany obcas pani wchodzącej na scenę, upadający w chwili ciszy talerz, zbyt wczesne wpuszczenie publiczności na event… Jak widać zakres możliwości jest szeroki. Każdy event manager z pamięci wyrecytuje kilka wpadek, które zapewniły mu szybsze bicie serca. Największym problemem jest fakt, że pochodzą one z różnych źródeł.

Sprawcą fuckupu może być hotel, artysta, kuchnia, prowadzący, prezes, jeden z gości, pogoda, technika sceniczna, i co najciekawsze tzw. siła wyższa. Powody, które zwiększają prawdopodobieństwo wpadki to także zły scenariusz, nerwowa atmosfera, brak komunikacji, rezygnacja z próby oraz niesprecyzowane oczekiwania. Jest więc całkiem duża lista rzeczy, dla których coś może pójść nie tak.

Niestety, uniknięcie jakiejkolwiek wpadki nie polega na odhaczeniu każdego z powyższych punktów i sprawdzeniu podwójnie każdego detalu. Owszem, to pomaga, ale czasem dzieją się rzeczy poza naszym wpływem, których przećwiczyć się nie da. Nie znaczy to jednak, że nie można ich zaplanować.

Na czym polega planowanie fuckupu?

Mniej więcej na tym samym, co kurs pierwszej pomocy. Uczysz się metod i zasad postępowania w sytuacji kryzysowej, z nadzieją że nigdy nie będzie trzeba ich użyć. Planując fuckup należy więc tak spojrzeć na scenariusz, scenę i przebieg eventu, żeby dostrzec które momenty są newralgiczne, i co może się w nich nie udać. Następnie planujemy kto i co zrobi, żeby danej sytuacji zapobiec lub szybko ją naprawić.

Przykład życiowy: wręczamy 20 nagród, i kilka osób nagrodzonych nie jest obecnych na sali. Pierwsze, co powinniśmy zrobić planując taki punkt programu, to przewidzieć czas i sposób sprawdzenia listy nagrodzonych osób. To zapobiega wpadce, zanim jeszcze potencjalnie do niej dojdzie. Jeśli jednak sprawdziliśmy listę, a któryś z gości wyszedł – bo dajmy na to odebrał pilny telefon, co wtedy robimy? Jasne, że można zareagować spontanicznie. Dużo lepiej jest jednak taką figurę przewidzieć, i zaplanować co stanie się z niewręczonym dyplomem, statuetką, oraz czy w takiej sytuacji na ekranie pojawi się film z opisem nagrodzonej firmy, czy nie. To tylko kilka prostych pytań do zadania sobie, a ułatwia znacznie odnalezienie się później w takiej sytuacji.

Owszem, w dużej mierze ciężar zaszywania dziur na scenie leży na konferansjerze. Jeśli mamy jednak na scenie więcej osób, dobrze żeby każda z nich miała okazję spróbować się chociaż na chwilę, i poznać planowany przebieg wydarzenia. Bardzo dużo fuckupów poprzedzonych jest zdaniem: “prezes raczej nie będzie miał czasu przyjść na próbę”.

Planowanie fuckupu można przeprowadzić na etapie scenariusza, najwygodniej jest jednak zrobić to na próbie. Jeśli próby nie ma, automatycznie szansa wpadki wzrasta. Wyobraźmy sobie, że kilka obcych osób spotyka się w jednym miejscu żeby pracować nad wspólnym projektem. Chaos jest nieunikniony. Problem w tym, że te kilka osób stoi na scenie, i patrzy na nie kolejne kilkaset. Czy chcemy, żeby obserwowali oni chaos i improwizację? Jeśli nie – nie rezygnujmy z próby.

Na próbie można zadawać pytania, co pomaga każdemu poczuć się pewnie. Kto mi poda mikrofon? – pyta prelegent. A komu mam go oddać? A jak wygląda pilot do slajdów? Którędy wchodzimy? Gdzie stanąć? Lista pytań, które mogą się kłębić w głowach występujących jest przebogata. Dając im szansę na ich zadanie, zmniejszamy ryzyko improwizacji – a zatem także i stres.

Co tu się może popsuć?

Takiej treści pytanie zadaję najczęściej technikom, kiedy przystępujemy do jakiejś skomplikowanej realizacji. Kiedyś usłyszałem w odpowiedzi: “nic, absolutnie, sprawdzaliśmy to dwa razy”. Poczułem zimny pot na plecach. Wiedziałem, że należy szykować się na cios z nieznanego kierunku. Niestety nie pomyliłem się – skomplikowany system do wizualizacji dwukrotnie przetestowany postanowił na realizacji zrobić sobie wolne, co zaowocowało dziesięcioma minutami na samym starcie konferencji bez jakiegokolwiek obrazu. Tydzień później w studio w Krakowie spotkałem się z jednym z moich ulubionych realizatorów, który na to samo pytanie odpowiedział: “Krzysiek, absolutnie wszystko może się popsuć”. Brzmi to mocno paradoksalnie, ale jego stwierdzenie dało mi rozlewający się na cały mózg spokój. Wiedziałem bowiem, że mam do czynienia z profesjonalistami, którzy zrobią co dadzą radę, ale wiedzą. też że technika potrafi być zawodna.

Na pewne fuckupy ratunku nie ma – komputery się zawieszają, bo nie wiedzą, że nie powinny. Można zrobić szereg rzeczy, który zmniejszy szanse takiej wpadki, ale jeśli ktoś będzie dawał Ci stuprocentową pewność, że nic absolutnie nie zawiedzie – uciekaj.

Czy każda wpadka to zła rzecz?

Krzysztof Materna powiedział kiedyś, że dreszczyk w pracy konferansjera odczuwa dopiero wtedy, kiedy coś na wydarzeniu idzie niezgodnie ze scenariuszem. Jestem przekonany, że wielu konferansjerów podpisałoby się pod tym stwierdzeniem, w tym ja osobiście. To nie znaczy oczywiście, że oczekujemy na wpadki lub sami je prowokujemy. Kiedy jednak takowe rozjazdy się pojawiają, adrenalina wzrasta, a poziom ambicji nakazuje nam zaszyć sprawę tak, aby nie było ofiar. Jest to mieszanka odpowiedzialności, podekscytowania, najwyższego skupienia i czujności. Wpadki, które udało się ładnie załatać zostają w pamięci prezenterskiej na lata.

Jest jednak pewna gradacja wpadek, od której zależy poziom trudności takiego zabiegu ratunkowego i w ogóle jego zasadność. Zacznijmy więc od dołu listy. Mikrowpadki, czyli rzeczy których prawdopodobnie nikt nie zauważył, ale jednak nie powinny mieć miejsca. Mowa tu o niedociągnięciach, które może dostrzec tylko ktoś, kto zna planowany przebieg wydarzenia. Często można na nie przymknąć oko, a czasem da się je naprawić w parę sekund. Perfekcjoniści ich nie znoszą, ale w ostatecznym rozrachunku nie zmieniają one odbioru eventu.

Wpadki zauważalne, czyli na przykład: ktoś się przewraca, jedzenie wjeżdża za późno względem agendy, flipchart łamie się w pół i spada na stolik z ciastkami. Zasada jest prosta, jeśli publiczność widziała/słyszała/czuła co się wydarzyło, nie udajemy że to się nie wydarzyło. Nie szukamy też winnych, bo nawet jeśli jacyś są, to teraz nie pomogą. Szukamy szybkiego rozwiązania. Jeśli ktoś się przewrócił – podchodzimy, podajemy mu rękę, pytamy czy wszystko ok. Jeśli kolacja opóźnia się o pół godziny, tasujemy program i dostarczamy widzom coś, co odwróci ich uwagę. Nie zostawiamy ludzi samym sobie, i nie oczekujemy że znajdą rozwiązanie!

Tego rodzaju wpadki bolą, ale jeśli nikt fizycznie nie na nich nie ucierpiał, są też potencjałem do humorystycznej reakcji. Tak jak wtedy, kiedy spadł na mnie dmuchany ekran wskutek usterki agregatu, i skomentowałem to mówiąc że “ktoś wreszcie na mnie leci”. Żart musi się pojawić szybko, nie może nikogo atakować ani urażać, i ma na celu przeniesienie uwagi widowni gdzie indziej. Celem jest sprawienie, że widownia zapamięta że się dobrze bawiła, nawet jeśli coś szło nie tak. Pamiętaj: widzowie nie oczekują bezbłędności i absolutnej doskonałości. Nie przychodzą na event z białą rękawiczką, żeby szukać niedociągnięć. Chcą się po prostu dobrze czuć.

Wpadki gigantyczne, zmieniające bieg wydarzenia bądź uniemożliwiające jego kontynuację niestety także się zdarzają. Przeważnie mają swoje powody w czynnikach atmosferycznych, i dotyczą wydarzeń w sezonie letnim. Najpopularniejszy przykład to deszcz, który nie tylko zniechęca do zabawy na pikniku, ale także warunkuje odłączenie prądu od wszystkich dmuchańców. Nie ma jeszcze metody na to, żeby od deszczu się uchronić prócz namiotów – ale nimi całego pikniku pokryć się nie da. Co więc robić w takich przypadkach?

Zasady gry nadal się nie zmieniają: otwarta i szczera komunikacja z publicznością jest podstawą. Ludzie powinni dowiedzieć się, czy koncert na który czekają się odbędzie, czy powinni iść do domów. Walczymy często z nierównym przeciwnikiem, a do tego pod presją oczekiwań. Kluczowe na każdym evencie jest jednak bezpieczeństwo uczestników. Zapamiętają, jeśli będą się czuć zagubieni i nie będą wiedzieli, co dalej. Case study: ewakuacja Openera 2022.

Podsumowanie

Każdy event manager powinien przedyskutować z konferansjerem różne scenariusze. Bo to ostatecznie człowiek z mikrofonem będzie reprezentował organizatora i często ogłaszał różne mniej czy bardziej przyjemne decyzje. Przewidzenie gorących punktów i przemyślenie ewentualnych rozwiązań uspokaja, ale nadal nie daje gwarancji. Event to jednak żywy organizm, więc bądźmy gotowi na niespodziewane.

Krzysztof Łobodziński

Krzysztof Łobodziński

konferansjer, aktor, wokalista, prezenter radiowy. Członek Zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej. Wykładowca na Studium Event Management Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego.

Przeczytaj też:

Efekt WOW

Gdyby zmierzyć częstotliwość występowania różnych fraz w zapytaniach i/lub rozmowach, to byłby niewątpliwy lider. Z jakiegoś powodu wielu klientów nadal marzy o tym żeby zaskakiwać

WIĘCEJ

Idziesz już?

Zapisz się na mój newsletter na LinkedIn.
Poznajmy się.