Gdyby zmierzyć częstotliwość występowania różnych fraz w zapytaniach i/lub rozmowach, to byłby niewątpliwy lider. Z jakiegoś powodu wielu klientów nadal marzy o tym żeby zaskakiwać swoich gości, i stawia to jako cel nadrzędny. Może to jednak spowodować szereg “skutków ubocznych”.
Czy to jest wygodne?
Zacznijmy od czegoś naprawdę banalnego: pytanie, które można zadać sobie na każdym etapie procesu planowania wydarzenia. Planując miejsce, atrakcje, menu, scenariusz, cokolwiek innego, zadajmy sobie pytanie: czy oprócz efektu WOW mamy tutaj realną możliwość skorzystania z tego? Przykład: zapraszamy wielką gwiazdę muzyczną, ale cały plan dnia jest tak nabity że nasi goście są wieczorem bardzo zmęczeni. Inny przykład: wybieramy luksusowe meble, ale kosztem innych dekoracji – czy efekt luksusu faktycznie został osiągnięty?
Czy to jest potrzebne?
Jeśli nie uczestniczy się w procesie tworzenia koncepcji eventu, a widzi gotowy efekt ma się zupełnie inną optykę. Nie widać, co było od początku w planach, a co zostało dorzucone za pięć dziesiąta (jeśli widać nawet okiem laika – dramat). Widać jednak, albo raczej czuć, czy rzeczy jest w sam raz, czy za mało, a najdonośniej czuć przesadę. Goście mogą być zaskoczeni tym, że w korytarzu stoi tuzin awangardowych mebli, ale jeśli przez nie będą mieli trudność z przejściem – to zaskoczenie nie zostanie w ich pamięci zapisane pozytywnie.
Czy to jest warte swojej ceny?
Biznes to biznes, a nowości muszą być drogie – wiadomo nie od dziś. Nie jest jednak tajemnicą, że nie wszystko co drogie jest swojej ceny warte. Jeśli wydasz 3/4 budżetu na atrakcję świeżą jak dopiero co złowiony szczupak, ale okaże się że większość Twoich gości ma alergię na tę rybę, artystę czy formę zabawy – to efekt WOW odczuje tylko księgowa.
Czy to jest Twój cel?
Puenta tego wywodu nie będzie świeża, nie będzie też zaskakująca, a nawet częściowo będzie pożyczona od Wojtka Herry. Nie tak dawno pisał on, że ciągła pogoń za nowością gubi organizatorów, którzy wciąż poszukują nowych wykonawców, artystów i atrakcji. Istotnie: paradoksem branży eventowej jest, że zamiast bazować na sprawdzonych rozwiązaniach, niektórzy wolą eksperymenty. Ale remedium na ten problem jest, moim zdaniem, bardzo proste: sprawdź, czy planowane atrakcje są zbieżne z Twoim celem. Nie musisz robić wykładu o sztucznej inteligencji na swoim evencie, jeśli nie ma on nic wspólnego z tym zjawiskiem. Nie zapraszaj telewizyjnego celebryty, tylko dlatego że jest teraz modny, chociaż konferencja ma być merytoryczna. Nie ciągnij ludzi przez pół kraju do ekskluzywnego hotelu, jeśli nie planujesz dać im czasu na odpoczynek, zwiedzenie okolicy czy chwilę oddechu.
Eventy mają różne cele na różnych płaszczyznach. Ale niezależnie od tego, czy mówimy o integracji, sprzedaży czy ocieplaniu wizerunku, ludzie chcą się po prostu spotkać. Nagromadzenie nowoczesności i zachłyśnięcie się tym, co efekciarskie czasem zabiera nam z oczu podstawowy cel każdego wydarzenia – spotkanie. Dlatego ze swojej konferansjerskiej garderoby zachęcam do tego, żeby WOW rozszyfrowywać jako Wydarzenie o Was.
